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標案簡報中必備的十張投影片

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製作標案簡報時,最費心思的無非是要在有限時間內說明整本服務建議書內容,同時還得凸顯計畫亮點,以獲得評委青睞。

常見作法是依照服務建議書的順序一頁頁製作,但對評委來說,一次評選會議要聽三到五間以上的廠商簡報,每間都用一樣的順序報告,如此一來難以脫穎而出。

其實現行多數的標案評選會議,並未強制廠商依照服務建議書的順序簡報,依據寶渥多年的經驗,標案簡報只要掌握以下十張投影片的內容,就能在有限時間內完成結構明確、兼具細節與重點的標案簡報。

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標案簡報中的第一張投影片 : 關鍵需求

這裡指的需求並非單純將規格書的項目複製貼上,而是分析「為了達到計畫目標最關鍵的要素」,例如要辦一場線上學術發表會,關鍵並非直播設備,而是要讓使用不同載具觀看的觀眾都能有良好體驗 ; 又或者國道休息站硬體整修,關鍵是在整修工程期間,還能持續提供用路人良好服務。

標案簡報中的第一張投影片可以展現團隊對標案的理解與專業,引導評委聚焦重要 (且我方擅長) 的議題,讓接續提出的解決方法更有說服力。

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標案簡報中的第二張投影片 : 解決方法

對應標案的關鍵需求,提出優於他人、甚至只有我方能做到的解決方法:「為了讓線上觀眾有良好體驗,必須優化講者的簡報,以在手機上都能清楚的方式呈現資訊」、「採用分段整修,並縮短工程時數,讓國道休息站營運不間斷,持續服務駕駛」。

標案簡報中的前兩張投影片:「關鍵需求」與「解決方法」是採自問自答的方式來建立框架,為整場簡報定調。可以一個問題給一個答案,也能多個問題一個答案,甚至從我們能提供的方案來回頭設定問題,讓後續提出的執行計畫都有所依據。

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標案簡報中的第三張投影片 : 公司簡介

「公司簡介」與「核心團隊」這兩頁,常被視為標案簡報中的雞肋故往往草草帶過,十分可惜。公司簡介的目的是告訴評委「為何我們做得到」,可根據前述的解決方法,可能是獨到的技術、豐富的經驗、或是人無我有的珍稀資源等,例如「寶渥是專業簡報顧問公司,擅長替企業製作符合不同閱讀載具的專業簡報」、「我們擁有豐富國道休息站營運經驗,十分熟悉站體整修的調度工程」,這樣的簡介得以強化競爭優勢,也給予評委一個基準,為後面報告的競爭對手設立門檻。

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標案簡報中的第四張投影片 : 計畫架構

因應標案簡報的應對策略,宜將需求規格書的眾多項目整理成明確的「一頁式計畫架構」,讓聽眾有跡可循,避免說明計畫細節時因為項目太多而發生「現在講到哪裡」的疑慮。如果有明確的計畫亮點,也可以講解計畫架構時一併強調,提示評委「這裡要注意聽」。

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標案簡報中的第五張投影片 : 執行說明

執行計畫說明細節通常是篇幅最重的環節,訣竅是將時間投資在能展現己方最大的優勢項目上,認真且用力地說,其他基本的例行項目就輕輕帶過,甚至留在答詢環節中,被問到再行補充。請理解評委 (理論上) 已經事先看過服務建議書,又聽了好幾間廠商簡報,對計畫已具備一定程度的了解,適當分配時間比重,讓簡報的節奏更加明快,也可因為妥善利用時間以凸顯公司所預備的計畫亮點與優勢之中。

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標案簡報中的第六張投影片 : 相關實績

此頁是火力展示的時機,依據標案簡報中的第三張投影片所提及的公司簡介中列出的優勢,依此提出具體量化的數據、報導、證言、獎項、照片、影片、實體物件等,若擔心簡報時間不夠,可採「不超過三」的原則來挑選最重要的三件實績,以強化非我不可的印象。

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標案簡報中的第七張投影片 : 預估經費

原則上依照服務計畫書列的預算呈現,在簡報時通常會簡單帶過,如果價格本身就是提案優勢,亦可適當強調,若是計算權利金的案型,則可說明推論的邏輯、單價與數量以強化合理性。

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標案簡報中的第八張投影片 : 執行團隊

道理同「公司簡介」,說明為什麼是我們團隊來執行,如果團隊中有某個極具代表性的人物或實績,可以適當的說明,或至少呈現「為了執行本案投入許多人力資源」的積極意圖。

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標案簡報中的第九張投影片 : 執行期程

此頁的難處在於如何將詳細期程表轉化為清楚的簡報格式。以甘特圖為例,訣竅是優先呈現關鍵檢核點與對應的重要工作項目,其他執行細節則請評委參考服務建議書:「在為期半年的整修工程中,有三個重要的檢核點,分別是 O 月 O 日、 X 月 X 日、 Y 月 Y 日 ......」,請試著由聽取報告者的角度思考,比起整頁密密麻麻的甘特圖,提綱挈領的呈現更加容易理解,在簡報的編排上也更為容易。

在簡報中呈現關鍵檢核點,比直接放甘特圖還清楚許多

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標案簡報中的第十張投影片 : 加值服務

又稱「廠商自願加值項目」、「額外提出服務內容」等,有些標案會直接在需求書中載明,在適當情況下,可與我方的優勢同捆埋入解決方案中或作為議約時的談判籌碼。

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本文作者:寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯

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